Улучшение коммуникации внутри компании
Эффективное взаимодействие и коммуникация между сотрудниками внутри организации играют ключевую роль в достижении успеха и эффективности работы. Разработка и внедрение интранета С7 позволяет значительно улучшить коммуникацию внутри компании и обеспечить более эффективную совместную работу.
Централизованное хранилище информации
Интранет С7 предоставляет возможность создания централизованного хранилища информации, доступного для всех сотрудников. Внутренние документы, инструкции, руководства, новости и другая важная информация могут быть легко найдены и обновлены. Это позволяет сотрудникам быть в курсе последних изменений и улучшает коммуникацию путем предоставления всем нужной информации.
Улучшение доступа к информации
Интранет С7 обеспечивает улучшение доступа к информации для всех сотрудников организации. Независимо от того, где находятся сотрудники — в офисе или в удаленном доступе, они могут получить доступ к необходимым документам и данным. Это сокращает время ожидания и упрощает процессы коммуникации, так как сотрудники могут самостоятельно получать нужную информацию, не тратя время на запросы и ожидание ответа от коллег.
Совместная работа и обмен информацией
Интранет С7 предоставляет инструменты для совместной работы и обмена информацией. Здесь можно создавать общие доски объявлений, форумы для обсуждения проектов, комментировать документы, создавать задачи и отслеживать выполнение. Это позволяет сотрудникам легко и эффективно взаимодействовать между собой, обмениваться идеями и решать задачи вместе.
Внедрение интранета С7 повышает эффективность коммуникации внутри компании, улучшает доступ к информации и способствует совместной работе сотрудников. Это помогает организации эффективнее достигать своих целей и повышать производительность работы.
Преимущества концепции 7С
К преимуществам модели можно отнести то, что она, не предлагая готовых вариантов стратегии, является хорошим способом осмысления основных внутренних факторов организации, которые оказывают влияние на её будущее.
Системный подход, который предусматривает концепция 7С, меняет традиционные взгляды на такие вопросы как: структура, управление персоналом, разделение власти, отношение к переменам, рабочие конфликты и прочие общие организационные проблемы
1) С акцента на организационной структуре концепция 7С обращает внимание на процесс производства и взаимодействия людей. 2) Главным принципом данной теории является гибкость в управлении, а не формальный подход
Иерархическая структура превратилась в неактуальную форму управления, власть распределяется более равномерно, и пришло понимание, что для достижения результатов лучше использовать межличностное влияние, а не авторитарный стиль управления. 3) Концепция 7С обращает внимание на организационную культуру и различные формы демократизации, которые предоставляют возможность рядовым работникам участвовать в процессе распределения прибыли и осуществлении управленческих функций. 4) Стиль руководства с использованием всех элементов 7С придает управлению характер интернационализации, с помощью которого можно ощущать себя частью международных деловых бизнес-процессов.5) Целевая идеология, стратегия и политика компании ориентируется на приоритет общечеловеческих, а не узковедомственных интересов. Ведь с помощью данного стиля управления, который также именуют «концепцией интеллектуального потребления», можно достичь равновесия между интересами потребителей, производителей и общества в целом.
Операционные функции ↓
Office manager — решение любых вопросов, связанных с офисом и оборудованием, прием и разбор почты, заказ нужных вещей, оформление бытовых договоров.
Сисадмин — устанавливает софт на компы и чинит их по необходимости, администрирует внутреннюю сеть.
Юрист — решает юридические вопросы.
Бухгалтер — ведет бухучет, начисляет зарплату.
Кадровик — ведет всю нужную по законодательству страны документацию по сотрудникам — прием, увольнение, больничные, повышения, приказы о премировании, депремировании, переводе на другую должность и т.д.
Если компания небольшая, то один сотрудник может совмещать несколько ролей (тимлид и техлид, рекрутер и кадровик), отделы также могут объединяться (маркетинг и продажи, разработка и тестирование). Чем больше компания, тем специфичнее становятся и роли в ней.
Повышение эффективности работы сотрудников с Интранетом с7
Интранет с7 является мощным инструментом для внутреннего взаимодействия в компании. Его использование позволяет повысить эффективность работы сотрудников и улучшить коммуникацию внутри организации.
Один из основных преимуществ Интранета с7 — это возможность быстрого и удобного доступа к информации. Сотрудники могут получать необходимые документы, новости и руководства прямо на рабочем месте, без необходимости искать их в бумажных архивах или обращаться к коллегам. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на поиск информации, и сделать рабочий процесс более эффективным.
Интранет с7 также предоставляет возможность для взаимодействия и обмена информацией между сотрудниками. На платформе можно создавать группы и сообщества, где сотрудники могут обсуждать проекты, делиться знаниями и опытом, задавать вопросы и получать ответы от коллег. Это способствует улучшению коммуникации в организации и содействует повышению результативности работы.
Кроме того, Интранет с7 позволяет сотрудникам быть в курсе последних новостей и событий в компании. На платформе можно размещать информацию о предстоящих мероприятиях, важных изменениях в организации, достижениях и успехах коллег. Это позволяет создать единое информационное пространство, где каждый сотрудник может быть вовлечен в жизнь компании и оставаться в курсе текущих событий.
В целом, Интранет с7 является мощным инструментом для повышения эффективности работы сотрудников в компании. Он обеспечивает быстрый доступ к информации, улучшает коммуникацию и позволяет быть в курсе последних новостей. Это помогает сотрудникам быть более продуктивными и скоординированными, внося свой вклад в общие успехи компании.
Преимущества интранета
Улучшение внутренней коммуникации
Одним из главных преимуществ интранета является возможность улучшения внутренней коммуникации в организации. Сотрудники могут легко обмениваться информацией, общаться внутри проектов и своих отделов. Благодаря этому снижается количество недоразумений и улучшается понимание между сотрудниками.
Увеличение эффективности работы
Интранет также способствует увеличению эффективности работы организации в целом. Сотрудники имеют доступ к необходимой информации, документам, проектам и приложениям в режиме онлайн в любой момент времени. Это позволяет минимизировать время на поиск и обработку необходимых данных, что в итоге сокращает время выполнения задач и повышает производительность труда.
Безопасность и конфиденциальность данных
Интранет предоставляет средства для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных. Доступ к информации внутри сети может быть разграничен на группы пользователей с различными уровнями доступа. Это гарантирует, что к конфиденциальной информации не имеют доступа неавторизованные лица.
Снижение расходов на бумажную документацию
Одним из экономических преимуществ интранета является возможность снижения расходов на бумажную документацию. Сотрудники имеют возможность отправлять и получать документы в электронном виде, что уменьшает затраты на печать, копирование и доставку бумажных копий. Это также помогает снизить вредное воздействие на окружающую среду.
Совместная работа над документами
Другой важнейший выигрыш, который получает организация от внедрения полноценного интранета — это значительная экономия времени и сил при совместной работе над документами, а также за счет существенного повышения эффективности использования прошлого опыта.
Главная проблема складирования документов в общих папках на файл-серверах — это даже не обеспечение безопасного доступа к ним, а контроль версий. После пары недель интенсивной работы проектной группы мало того, что многие уже не знают, где находится самая новая версия документа; хуже, когда ее просто не существует, а есть несколько вариантов у разных людей с несовместимыми изменениями, сделанными одновременно. Для того, чтобы вероятность возникновения такой проблемы была минимальной, надо чтобы общее хранилище документов а) было хорошо структурировано, и для каждого документа легко находилось его «естественное» место; б) поддерживало тот или иной вариант контроля версий документа; в) позволяло автоматически оповещать заинтересованных пользователей о появлении новой версии и сути произведенных изменений.
Работа по проектам, как правило, связана с частыми цейтнотами, ограничениями по доступным ресурсам, в том числе человеческим, и так далее. В том случае, если для проекта не заготовлен заранее удобный «шаблон», в котором участники рабочей группы будут размещать информацию по правильным местам, затрачивая лишь минимум усилий, можно заранее предсказать, что впоследствии придется столкнуться с трудностями при извлечении этой информации. Для организации это означает то, что коэффициент повторного использования прошлого опыта остается низким, и качество работы со временем не растет — когда вещи каждый раз изобретаются заново, времени на их шлифовку и доведения до высшего качества уже не хватает. В результате через какое-то время темп развития организации замедляется, и она начинает «пробуксовывать». Этот аспект интранета напрямую связан с таким направлением деятельности организации, как Управление знаниями (Knowledge Management). Конечно, главным для обеспечения развития компании в этом смысле являются не компьютерные, а организационные технологии — обеспечение проведения рефлексий по итогам проектов, осмысление работы над ними в виде кейсов и так далее, но для всего этого должно быть заранее отведено адекватное место и в виртуальном рабочем пространстве проекта
Для восстановления истории работ по проекту (а это может понадобиться по многим причинам) важно также сохранять, например, информацию о составе рабочей группы и ее изменении по ходу деятельности, о специализации ее участников на тот момент, о задачах, которые каждый выполнял, и так далее
Быстрый охват и мгновенная таргетированность данных
Каждая интранет-платформа, будь то внутренний портал учебного заведения, сайт компании или государственной организации, позволяет:
- промоутировать события, привлекать коллег к обсуждениям тех или иных вопросов;
- администрировать публикации в соответствии с целями и задачами: на всю сеть, в отдельном сообществе или на странице пользователя;
- ставить теги и упоминать работников организации в новостях и публикациях, чтобы вовлечь в обсуждение или ознакомить с новой информацией;
- закреплять важные новости в виде баннеров, видео или сториз.
Корпоративная социальная сеть — это виртуальное пространство для коммуникаций внутри организации. Такая платформа строится по принципу традиционной соцсети: с аккаунтами, заполненными необходимой информацией, лентой обновлений, сообществами, опросами и другим полезным функционалом.
Укрепление корпоративного духа и командного взаимодействия
Интранет с7 — это эффективное средство для укрепления корпоративного духа в организации. Благодаря возможности создания общего пространства для коммуникации и совместной работы, сотрудники могут лучше понимать цели и задачи компании, а также чувствовать себя частью единого командного коллектива.
Одним из способов укрепления корпоративного духа с помощью Интранета с7 является создание раздела «Новости». Здесь можно публиковать информацию о достижениях компании, важных событиях и планах на будущее. Это помогает сотрудникам быть в курсе актуальной информации и создает ощущение принадлежности к успешной и развивающейся организации.
Также Интранет с7 предоставляет возможность для совместной работы над проектами и задачами. В разделе «Документы» можно создавать общие папки, где сотрудники могут делиться файлами, редактировать их и вносить комментарии. Это способствует командному взаимодействию и улучшению результатов работы.
Для укрепления корпоративного духа также полезно использовать раздел «Сообщества». Здесь сотрудники могут создавать группы по интересам или профессиональному направлению и обмениваться опытом, идеями и вдохновением. Такие сообщества способствуют формированию сильных команд и повышению взаимодействия между сотрудниками различных отделов и уровней.
Итак, Интранет с7 является не только эффективным средством коммуникации и совместной работы, но также и инструментом для укрепления корпоративного духа и командного взаимодействия. С помощью разделов «Новости», «Документы» и «Сообщества» сотрудники могут лучше понимать цели и задачи компании, работать вместе над проектами и разделять общие интересы. Это способствует развитию единого командного коллектива и повышению результативности работы организации.
Контроль доступа и защита информации в Интранете с7
Интранет с7 предоставляет компаниям удобную и эффективную систему для внутреннего взаимодействия. Однако, важным аспектом работы Интранета является контроль доступа и защита информации, чтобы предотвратить несанкционированный доступ и утечку конфиденциальных данных.
Для обеспечения безопасности данных в Интранете с7 используются различные механизмы. Первым этапом является аутентификация пользователей. Каждый сотрудник компании получает уникальный логин и пароль, которые необходимо использовать для доступа к системе. Это позволяет идентифицировать пользователя и отследить его действия в Интранете.
Дополнительный уровень защиты предоставляется с помощью прав доступа. Администраторы Интранета с7 могут устанавливать различные уровни доступа для каждого пользователя в зависимости от его роли и обязанностей в компании. Таким образом, сотрудники получают доступ только к необходимой им информации, что повышает безопасность данных в системе.
Помимо этого, Интранет с7 предоставляет возможность шифрования информации, передаваемой через систему. Это защищает данные от прослушивания и их несанкционированного использования. Кроме того, регулярное обновление системы и мониторинг безопасности помогают предотвратить возможные угрозы и сделать Интранет с7 надежной платформой для работы и обмена информацией внутри компании.
В целом, благодаря контролю доступа и защите информации в Интранете с7, компании могут быть уверены в безопасности своих данных и обеспечить эффективное внутреннее взаимодействие сотрудников.
Работа над проектами
В первую очередь это относится к ведению проектов. По мере их усложнения менеджерам становится все труднее держать в голове полную схему всего, что происходит и должно быть сделано. Конечно, сейчас существуют разнообразные программы-планировщики, но они, как правило, существуют отдельно от всего остального рабочего пространства организации. Распланированный в них проект остается достоянием только лишь его автора, который и должен самостоятельно вносить все изменения, оповещать о них заинтересованных лиц, расписывать задачи на подзадачи и так далее.
Если же существует единая рабочая среда организации, то в ней появляются принципиально новые возможности. Каждый сотрудник может увидеть сразу все свои задачи по разным проектам вместе на своей Личной странице, может (в соответствии со своими правами доступа) зайти в тот или иной проект и посмотреть, как то, что он делает, вписывается в общую работу.
Теперь уже он, а не менеджер, меняет состояние задачи по мере продвижения работы над ней, и план-график проекта превращается в средство не только планирования, но и контроля. Кроме того, доступ к проекту можно предоставить и клиенту(возможно, с определенными ограничениями), что позволит ему быть в курсе происходящего без дополнительных трудозатрат со стороны ваших сотрудников.
Проекты интегрируют в себе все ресурсы, которые необходимы группе для работы: документы, связанные с постановкой задачи клиентом (брифы и т.д.), состав рабочей группы, списки рассылки, библиотеку документов (справочники, рабочие материалы, отчеты), план-график работ, форум для обсуждения возникающих в процессе работы вопросов, и так далее.
2020: Завершение проекта по внедрению B2B и интранет-портала
19 марта 2020 года компания Conteq сообщила о завершении проекта по внедрению B2B и интранет-портала в BDO Unicon Outsourcing. Проект был нацелен на создание безопасной и удобной среды для взаимодействия сотрудников BDO Unicon Outsourcing с клиентами компании. B2B портал был реализован на платформе Microsoft SharePoint Online, что позволило развернуть и «внутренний ресурс» – интранет-портал, который позволит повысить вовлечённость и лояльность сотрудников к компании.
По информации компании, потребности в развёртывании B2B портала BDO Unicon Outsourcing были связаны с тем, что ранее обмен файлами и документами происходил через SFTP файловый хостинг, портал головного офиса и электронную почту. В результате сотрудникам приходилось тратить много времени на поиск необходимых документов и переключение между разными окнами.
Также работникам и клиентам BDO Unicon Outsourcing необходимо поддерживать регламенты по работе с документацией, но не за счёт бюрократизации процессов, а за счёт удобных современных технологий. Поэтому компании требовалась эффективная система контроля выполнений заданий и поручений по работе с клиентами. Специалисты ИТ-компании Conteq предложили разработку: B2B портал и интранет на платформе Microsoft SharePoint Online, полностью соответствующую требованиям BDO Unicon Outsourcing.
Таким образом, B2B портал автоматизировал рутинные операции сотрудников, связанные с взаимодействием с клиентами. Решение позволяет редактировать вместе с клиентами файлы и хранить важные данные в едином информационном пространстве. Также существенно сократился поиск необходимых файлов и документов, их актуальных версий. Кроме того, созданное информационное пространство позволяет безопасно обмениваться и работать с файлами, назначать задачи сотрудникам BDO Unicon Outsourcing и их клиентам. Также у руководителей появилась возможность контролировать выполнение задач в системе, отслеживать степень загруженности и производительность специалиста.
Решение позволяет организовывать рабочие области для каждого клиента, учитывает его организационную структуру и сохраняет историю по работе с каждым отдельным юридическим лицом из группы компаний. Что касается доступа к порталу со стороны клиентов, то авторизация на сайт выполняется с помощью учётной записи Microsoft. При авторизации клиент получает прямую ссылку или электронное письмо с приглашением от администратора портала со стороны BDO Unicon Outsourcing. Также командой компании Conteq была создана разноуровневая структура хранения данных и доступа к ним. Объекты, содержащие данные, обладают уникальными идентификаторами, при этом сохраняется древовидная структура. Это была самая масштабная часть в проекте развёртывания B2B портала.
В свою очередь, интранет-портал позволил создать единый канал коммуникаций и обеспечить централизованный доступ сотрудников компании к актуальной и рабочей информации внутри BDO Unicon Outsourcing. Благодаря внедрению портала была запущена корпоративная газета, в которой сотрудники BDO Unicon Outsourcing смогут оперативно публиковать и получать информацию о важных событиях в компании. Кроме этого, в интранете была организована масштабная «База знаний» – корпоративная Wikipedia, в которой BDO Unicon Outsourcing хранят общедоступные документы, регламенты, инструкции и другие текстово-графические материалы.Чат-боты в России: особенности рынка, заметные проекты, ближайшие перспективы. Обзор TAdviser 12.9 т
В результате внедрения B2B и интранет-порталов, компания BDO Unicon Outsourcing получила эффективные инструменты с большим количеством коммуникационных сервисов, направленных на повышение качества обслуживания клиентов и единение коллектива. Также стоит отметить, что интерфейс решений соответствует бренд-буку BDO Unicon Outsourcing и преследует задачи улучшения пользовательского опыта.
|
Решение поможет ускорить и упростить процессы взаимодействия c клиентами, что в целом скажется на успешном развитии бизнеса компании. рассказала Елена Плотникова, директор департамента портальных решений Conteq |
Экстранет: что это такое?
Определение:
Экстранет – это открытая сеть, направленная на обмен информацией и взаимодействие между компанией и ее партнерами, клиентами и поставщиками. Экстранет предоставляет доступ к конкретным ресурсам, документам и приложениям внешним пользователям, которые имеют на это право.
Отличия от Интранета:
Экстранет имеет сходства с Интранетом, но все же имеет свои отличия. Его можно назвать дополнением Интранета, когда вместо локальной сети информационный обмен расширяется на внешние сети. Основное отличие – это расширение круга пользователей, на которые распространяется доступ к сети и ресурсам компании.
Преимущества использования:
- Улучшение эффективности бизнеса за счет обмена данными и взаимодействия с партнерами и клиентами;
- Улучшение качества продукции и услуг за счет более быстрого получения обратной связи от клиентов;
- Сокращение затрат на коммуникации за счет удаленного доступа к информации, без нужды посещать офисы партнеров и клиентов;
- Улучшение контроля и безопасности данных за счет выделения отдельной сети для обмена информацией между компанией и внешними пользователями.
Важность обучения пользователей:
Для эффективного использования экстранета в компании необходимо обучение всех пользователей работе с ним. Компания должна обеспечить стабильное подключение к сети, организовать системы безопасности и контролировать имеющиеся права доступа.
Задачи портала
Внутренний корпоративный портал позволяет:
- ускорить обмен данными, создав единое хранилище файлов;
- упростить взаимодействие между сотрудниками компании;
- обновлять и добавлять актуальные данные путем публикации отчетов;
- оповещать работников или отдельные группы о новостях и обновлениях.
В последнее время формат удаленной работы стал привычным, поэтому важно, чтобы у сотрудников был доступ к информации в независимости от того, где они находятся физически. Интранет-портал позволит работникам свободно общаться и обмениваться документами, будь они хоть в соседних кабинетах, хоть в разных странах.
«Жесткие» и «мягкие» элементы управления
Концепция «7С» — это одна из известных точек видения системы менеджмента, все элементы которой могут быть разделены на две принципиально различающиеся группы: «жёсткие» и «мягкие».
До недавнего времени объектами управления западной экономикой были только «жесткие» элементы. Насколько эффективными в управлении могут быть стиль, состав персонала, сумма навыков, совместно разделяемые ценности, которые относятся к «мягким» элементам, впервые продемонстрировала японская экономика
Японцы открыли важность корпоративных коммуникаций для управления, и в настоящее корпоративная культура уже стала предметом менеджмента
«Жесткие» элементы управления – это те составляющие системы управления в организации, которые отражают её формальную сторону. К ним относятся:- стратегии, — организационные структуры, — системы и процедуры. «Мягкие» элементы управления касаются корпоративных коммуникаций. Они получили свое название по той причине, что многие компании предпочитают организовывать собственное управление, не считаясь с наличием или отсутствием этих составляющих. Чаще всего на них не обращают внимания, считая, что данные элементы управления даже элементами управления как таковыми не считаются. Это:- стиль управления, — состав персонала, — сумма навыков,- совместно разделяемые ценности. В эффективном сочетании «жестких» и «мягких» элементов управления состоит суть успешного и всестороннего менеджмента, ведь это залог построения сбалансированной стратегии компании. Данные методы управления следует применять в разных сферах и в разных бизнес-процессах. Например, для управления ресурсами и процессами стоит использовать только «жесткие» элементы управление
А вот для не менее важного управления корпоративными знаниями «мягкие» элементы находят свое применение. У каждого из этих элементов есть своя область распространения, воздействия и эффективности, поэтому они могут взаимно дополнять друг друга
Однозначно, что результаты применения обеих элементов управления в комплексе носят длительный характер, проявляются не сразу и выглядят как косвенные, но в любом случае позитивные изменения наблюдаются всегда.